オフィスの面積評価

オフィスの面積評価は、①単位面積評価（１人当たり有効面積、１人当たりオフィス面積などを評価）②スペース配分率評価（機能別のスペース配分を評価）の２つに分けられる。

①単位面積評価

1.有効面積評価

有効面積レベルでの過不足を評価する。組織体により、施設の機能により、またワークプレイスの供給に関する考え方によって、変わるので一概には言えないが、現状の面積から考え、過不足により、供給戦略を考えると良いと思います。

2.オフィス面積評価

ＪＦＭＡのベンチマーク調査結果によると、２５９施設の平均値が約１５㎡／人となっている。組織体や機能により適正値が異なるので、ベンチマークや利用者満足度の結果などから適正値を作っていくと良いと思います。

3.執務室面積評価

いわいる大部屋の中で個人がどれ位の面積を使っているかを示すもので、仕事のしやすさ、快適性に影響する。日本企業で約２．５坪／人。外資系企業で約３坪／人。フリーアドレスなどを採用している企業で約１．５坪／人と言われている。

4.業務支援面積評価

会議室や応接室コピー室など業務支援面積の評価です。
会議室・・・会議の頻度、人数、平均使用時間などから面積を考える。会議室標準面積　約０．５㎡／人程度。
応接室・・・応接室の使用頻度、人数、平均使用時間などから必要な面積、個数を考える。応接室標準面積　約３坪／個前後。
コピー室・・・使用される機器のサイズや動作領域から面積を考える。
書庫や倉庫など収納スペースを必要に応じて面積に織り込む。

5.生活支援面積評価

必要性や利用者、満足度などから総合的な判断が必要です。リフレッシュルームや更衣室、喫煙室など。特に最近は、禁煙や分煙の問題などもあります。

６.通路面積

基本的には、両側が壁などで仕切られている通路を指す。レイアウトにより、必要なスペースを配置した結果生まれる面積です。オープンスペースでは、執務スペースの余裕面積の中に通路面積を含める為必要がない。

②スペース配分率評価

オフィス面積を機能別に分けたスペースの配分率を評価する。
標準的配分率
執務スペース５４％。業務支援スペース３０％。生活支援スペース７％。通路スペース７％。その他２％。家具化率評価・・・執務スペースにおける家具が占める割合を評価する。
家具化率が４０％を越えるとゆとりがない。逆に２０％程度であれば、空きスペースが多いことになり、スペース効率が悪いことになる。

オフィスレイアウトの留意点

オフィスのレイアウトは、働く人の業務効率を左右するのと同時に室内環境や安全性、セキュリティに影響する。

プライバシーとコミュニケーションの度合いをレイアウト上で考慮が必要です。

レイアウトは、平面だけでなく、立体的に考えることで、かなり違ってきます。

レイアウトの寸法

標準的なレイアウトの寸法は、人がすれ違える事及び車椅子の通過が楽に出来る事が基本になります。通路として、1.2mを確保することが、望ましいと言えます。
キャビネットがある通路は引き出しや扉の開閉と人の動作寸法を加えて考える必要があります。

通路の標準的寸法　→　ダウンロード(bmp)

レイアウトの種類と特徴

対向式レイアウト

向かい合って対になる島型。一般的に良く採用されている。

特徴

コミュニケーションが取りやすく、グループ意識が高まり、人の仕事が見えることで、仕事の質が高まる。椅子の動作スペースと通路を兼用する為、省スペースでレイアウトしやすく、配線等工事コストも安い。しかし、プライバシーに乏しく、オープンな為、仕事に集中しにくい、自席での打合せがしずらい等欠点もある。

背面式レイアウト

１つのグループが向かい合うのではなく、背中合わせに座る方法。

特徴

対向式と同一の形態だが、対向式と比較するとプライバシーとコミュニケーションの両立がしやすい。

レイアウトを考える上では、照明や空調の位置も重要な要素である。また、業務効率を考える上で、部署間の関係や会議室、応接室などの因果関係より、ゾーニングにも考慮する必要があります。最近では、セキュリティーも考えたレイアウトも考える必要があると思います。

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貸事務所探し～ポイント～

賃貸事務所探しのポイント
情報収集と業者選定が賃貸事務所探しのスタート！

1.情報収集

事務所物件を探す際に、まずは情報収集です。最近では、インターネットで『貸事務所』『賃貸事務所』『賃貸オフィス』などで検索するとオフィス仲介専門の会社が沢山出てきます。正直、どこも物件量としては、然程変わりはありません。何社か資料請求をしてみると実感いただけると思います。

2.業者選定

ポイント
①資料請求から手元に資料が届くまでのスピード
②営業パーソンのフットワーク
③営業パーソンの人柄と姿勢

①において、会社としての商売の姿勢が見える。②において、動きの良さは期待感を持たせてくれます。動きの悪い営業は、報・連・相も悪くトラブルの基です。
③人と人との関係ですので、いかに伝わるか、いかに汲み取るか、また、話しがしやすいなど、意思疎通が図れることが必要です。それと、営業に対する姿勢が大切です。市場環境は変わりつつあり、今までより借り手に不利な状況の中、出来る、出来ないをはっきり言わないような営業パーソンでは、最後に婆を引かされることになりますので、良く見極めて、業者を選定しましょう。

オフィス移転計画～第２フェーズ～

第２フェーズ

移転予定日の設定→移転スケジュール設定→目標予算の設定→社内役割の決定
第１フェーズで固めた移転コンセプトに基づき、移転予定日から逆算したスケジュールを組んでいく事で、煩雑になりがちな移転業務を戦略的にマネジメントをしていく。

移転予定日

現在入居中ビルの解約予告期間や業務上の関係を考慮して、予定を立てる。以前の市場環境と違い、解約期間分のフリーレントを噛ましていくことは、不可能に近いので、計画的にスケジュールを立て、進めていくことが、時間・労力・コストの削減につながります。

移転スケジュール

移転予定日から逆算をしていき、移転業務を効率的に進めていく。大枠なスケジュールとして、
各種届出等→新事務所業務開始日→移転作業当日→書類や私物の梱包→オフィス家具・什器・備品の発注→レイアウトの確定→移転関連業者の決定・電話移設工事の予約→レイアウト作成・賃貸借契約の締結→移転先物件確定・選定などがあげられる。必ずと言っていいほど、想定外の事柄が、綿密に予定を組んでも発生してしまうので、極力余裕を持ったスケジュール組みが大切です。

目標予算の設定

オフィス移転に関する主なイニシャルコストとしては
賃貸借契約関連・・・預託金（敷金/保証金）、前家賃・共益費、仲介手数料、礼金・ダブリ家賃など
移転業務関連・・・引越費用、電気・電話・ＬＡＮ工事、内装工事、オフィス家具・什器、原状回復工事など
移転コンセプトに基づき、費用をかける部分のメリハリが大切です。コストを抑えることも、掛ける事も考え方１つで、どの様にも可能です。そもそもの課題解決のために、予算は多めに設定しておくことをお薦めします。

社内役割の決定

通常の業務をやりながら、移転業務を進めていく事になりますので、非日常的なこともあり、煩雑になりやすい業務です。業務自体が多岐にわたる為、しっかりと役割と責任を明確にしておくことで、スムーズかつ効率的に業務が進められます。社内の協力体制の構築をしておきましょう。

移転スケジュールが固まれば、いよいよ第３フェーズへ。事前準備段階から具体的に移転業務を進めていく段階になります。スケジュールの進捗を追いながら、戦略的にマネジメントを行っていきます。

これからオフィス移転計画を立てていこうと言う段階の企業様へ
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賃貸事務所探しは、スピード！

オフィス需要の高まりもあり、東京都心部では、ビルの規模やエリアを問わず市況の改善が続いています。大手オフィス仲介業の発表では『東京ビジネス地区の空室率は、約１４年ぶりに３％を割り込んだ』とあり、数年来の借り手市場から明らかに貸し手市場に推移していることが読み取れます。そんな市場環境の中で、賃貸事務所探しのポイントを伝授します。

ポイント

1.スピード

『物件の内見（物件を見に行く）を早くする』　『対象物件に対して申込書を早く提出する』　『とにかく意思決定を早くする』、結論を引っ張っても、現在の市場から考えると条件が悪くなる事はあっても、良くなる事は無いので、結果的に損をすることになります。

2.優先順位

市場に物件が少なくなると今まで以上に１００％満足できる物件がみつかることは稀です。そこで、希望条件の優先順位を明確に持つ事が必要になります。
場所や立地条件、賃貸料、面積（大きさ）、移転時期、ビルグレード、設備などさまざまな要素の中で、移転する目的を考え、解決すべき課題に対して、優先順位をつけて、賃貸事務所探しを進めていくことが必要になります。

目の付け所は、どの企業も似ている。やはり、人気のあるビルには、引合い（検討先）が殺到する。その中で、いかに自社の目的にあった事務所を押さえていくかが、これからの賃貸事務所探しには、ポイントになります。その為の最重要な要素が、スピードです。

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