オフィス移転計画～第１フェーズ～

オフィス移転　第１フェーズ

オフィスの現状把握と分析→課題の明確化→移転コンセプトの確立
現在使用しているオフィスの現状を把握する。

1.場所【立地条件】・・・業務上、社員の通勤などから利便性や効率、交通コストをトータル的に把握する。

2.コスト・・・現在支払っているランニングコスト（賃料・共益費・電気・空調費清掃費等諸費用）を把握する。

3.大きさ・・・使用人数から一人当たり面積がどの程度なのか？その面積が狭いか広いのか？

4.設備・・・設備的に業務上や社員のモチベーションとして問題がないか？

5.使い勝手・・・応接室や会議室の数は適正か？デットスペースはないか？業務上コミュニケーションが取りやすいような配慮をしたレイアウトになているか？

経営的視点からと現場の声から材料を集め、現状把握を行い、分析することにより、現状のオフィスの課題を明確にし、オフィス移転に関するコンセプトを確立する。
その際に、課題の優先順位を明確に設定しておく事が、移転先物件の選定時に役立ちます。

課題の把握のための調査

スペース活用
①利用者満足度調査、施設利用度調査、組織近接度調査、業務・行動特性調査

資産運用・施設利用活用
②社会動向調査、市場動向調査、財務データ調査、施設状況調査

業務改善
③類似事例調査（ベンチマーキング）、リスク要因調査、業務・行動特性調査

賃貸借契約書【現在入居中ビル】確認ポイント

オフィス移転計画を進めていく中で、現在入居しているビルの賃貸借契約の内容を確認しておくことが、必要です。
新しいビルに移転するタイミングや予算組みなどを考える際に、今のビルとの調整が成功する『オフィス移転』の第一歩です。

賃貸借契約書のチェックポイント

①解約予告期間と即時解約について

オフィスビルの場合、一般的に３ヶ月、６ヶ月など解約予告の期間があります。また、即時解約に関しては、解約予告期間と同じ月数の賃料相当額又は賃料・共益費相当額を賃貸人に支払い即時解約が可能というような文言になっています。賃料相当なのか、賃料・共益費相当なのかにより、支払う総額が変わってきますので、確認が必要です。

②預託金の返還時期と償却費の有無

預託している敷金/保証金等の返還時期の確認が必要になります。賃貸借契約の内容によっては、解約時に賃料の○ヶ月、保証金の○％など償却される契約内容がありますので、有無の確認が必要です。有無により預託している敷金や保証金の返還される金額が変わってきます。

③原状回復義務の有無と指定業者の有無

オフィスビルには、借りた時の状態に戻す、原状回復の義務があります。一般的には、室内の床（タイルカーペットの張替え）・壁（塗装は塗り替え、クロスは張替え）・天井（塗り替え）や破損部分の補修などが挙げられます。ビルやビルオーナーにより内容が異なりますので確認が必要です。原状回復工事業者の指定の有無により、話をする先が変わってきます。一般的に指定業者による工事の場合、工事におけるトラブルはないですが、金額が高いケースが多いですので注意が必要です。

④特約事項の有無

契約時に賃料起算日を先に延ばす（フリーレント）契約や特別な取り決めなどをしている場合には、解約時にいろいろと制限されるケースがありますので、確認をする必要があります。特に特約に関しては、賃貸人と賃借人との間で個別に結んでいる内容になりますので、一般論では、分からない点になりますので、注意が必要です。

オフィス移転の計画を進めていく上で、現在入居中のビルの解約に伴う事項を事前に確認し、その内容を踏まえた移転時期や予算組み等の計画立案が、スムーズかつ納得のオフィス移転のポイントになります。