オフィス移転計画～第２フェーズ～

第２フェーズ

移転予定日の設定→移転スケジュール設定→目標予算の設定→社内役割の決定
第１フェーズで固めた移転コンセプトに基づき、移転予定日から逆算したスケジュールを組んでいく事で、煩雑になりがちな移転業務を戦略的にマネジメントをしていく。

移転予定日

現在入居中ビルの解約予告期間や業務上の関係を考慮して、予定を立てる。以前の市場環境と違い、解約期間分のフリーレントを噛ましていくことは、不可能に近いので、計画的にスケジュールを立て、進めていくことが、時間・労力・コストの削減につながります。

移転スケジュール

移転予定日から逆算をしていき、移転業務を効率的に進めていく。大枠なスケジュールとして、
各種届出等→新事務所業務開始日→移転作業当日→書類や私物の梱包→オフィス家具・什器・備品の発注→レイアウトの確定→移転関連業者の決定・電話移設工事の予約→レイアウト作成・賃貸借契約の締結→移転先物件確定・選定などがあげられる。必ずと言っていいほど、想定外の事柄が、綿密に予定を組んでも発生してしまうので、極力余裕を持ったスケジュール組みが大切です。

目標予算の設定

オフィス移転に関する主なイニシャルコストとしては
賃貸借契約関連・・・預託金（敷金/保証金）、前家賃・共益費、仲介手数料、礼金・ダブリ家賃など
移転業務関連・・・引越費用、電気・電話・ＬＡＮ工事、内装工事、オフィス家具・什器、原状回復工事など
移転コンセプトに基づき、費用をかける部分のメリハリが大切です。コストを抑えることも、掛ける事も考え方１つで、どの様にも可能です。そもそもの課題解決のために、予算は多めに設定しておくことをお薦めします。

社内役割の決定

通常の業務をやりながら、移転業務を進めていく事になりますので、非日常的なこともあり、煩雑になりやすい業務です。業務自体が多岐にわたる為、しっかりと役割と責任を明確にしておくことで、スムーズかつ効率的に業務が進められます。社内の協力体制の構築をしておきましょう。

移転スケジュールが固まれば、いよいよ第３フェーズへ。事前準備段階から具体的に移転業務を進めていく段階になります。スケジュールの進捗を追いながら、戦略的にマネジメントを行っていきます。

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