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オフィス移転や賃貸借契約、賃貸事務所探しに関するポイントをオフィス移転アドバイザーがアドバイスします。『賃貸借契約書』、『オフィスレイアウト』、『移転計画立案』、『賃貸事務所探し』などプロの視点から見たチェックポイントをわかりやすく、実践的に使える情報を提供していきます。オフィス移転、賃貸事務所、貸事務所に関するご相談にも応じます。 お問合せ:株式会社サンエスコーポレーション オフィスサポーター事業部                         
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建物賃貸借に掛かる諸費用の取扱いをまとめて見ましたので参考にしてください。

1.礼金の取扱い

礼金とは、賃貸借契約の際に借主から貸主に対して、支払われる金銭のことです。礼金は、預託金(敷金・保証金)と違い、解約の際に返還されるものではありません。従って、借主においては全額費用となります。法人税では、繰延資産として償却計算する必要があります。その償却期間は原則5年と定められています。但し、契約更新時に更新料があり、かつ契約期間が5年未満の場合には、契約期間が償却期間となります。なお、礼金額が20万未満の場合は、支出時に全額損金に算入することが出来ます。また、礼金には、消費税が必要となります。この消費税の取扱いとしては、事務所を借りた場合は、課税仕入れになります。これは、更新料や預託金(敷金・保証金)の償却も同様となります。

2.預託金(敷金・保証金)の取扱い

預託金(敷金・保証金)は、解約の際に返還されるものですので、資産計上します。但し、償却など返還されないことが定められている部分については、礼金と同様の性質を有するため、返還されないことが、確定した時点で繰延資産として取扱われます。消費税については、単なる預金ですので発生しません。

3.仲介手数料の取扱い

賃貸借契約に際し、不動産業者に支払う仲介手数料は、繰延資産に該当せず、通常の費用となり、支出時に全額損金となります。消費税については、課税仕入れとなります。

詳細につきましては、会計士さんや税理士さんに確認をしてください。
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オフィス移転の手続き

新しいに引越作業も終わり、何とか無事終了。物件探しに、レイアウト、什器・備品の購入と一通り完了し、やっと新オフィスで業務開始でよかった、よかった。ちょっと待ってください。まだ、オフィス移転の最後の業務が待っています。
法務局に、社会保険事務所、税務署と都道府県税事務所、労働基準監督署とハローワーク、消防署と手続きが必要なところがいっぱいあります。
それぞれのポイントを記載しますので、参考にしてください。

■法務局
株式会社が本店を他の登記所の管轄に移転した時は、移転の日から2週間以内に旧本店所在地においては移転の登記、新本店所在地においては、設立登記事項と同一の事項および会社成立の年月日並びに本店を移転した旨及びその年月日を登記しなければならない。(商業登記法第48条第2項)
この場合、新本店所在地における登記申請は、旧本店所在地を管轄する登記所を経由してしなければならず、また、旧本店所在地における登記申請と同時にしなければならない。

登記申請書類旧本店所在地宛て申請書、新本店所在地宛て申請書および印鑑届出書

添付書類株主総会議事録1通、取締役会議事録1通、委任状1通(代理人に委任の場合)

■税務署・都道府県税事務所
納税地を異動した法人は、異動届出書異動前の納税地の所轄税務署長及び都税事務所長及び市町村長異動後の納税地の所轄税務署長及び市町村長に提出が必要になります。

税務署は、新旧納税地所轄税務署長に対し、移転日から1ヶ月以内異動届出書及び給与支払事業所等移転届出書を提出。都道府県税事務所は、税務事務所に対し、事業開始日から10日以内に異動届出書を提出する。

添付書類:移転手続完了後の登記簿謄本(都道府県税事務所は賃貸借契約書等新旧所在地が分かる書類でも可)

■社会保険事務所
事業所の所在地の変更があった場合は、変更前の社会保険事務所へ、適用事業所所在地変更届(管轄が変わらない場合は管轄内用、管轄が変わる場合は、管轄外用)を変更日から5日以内に届出が必要になります。

添付書類:登記簿謄本(登記簿上所在地と事業所在地が異なる場合は、賃貸借契約書写しを併せて添付)

■労働基準監督署・ハローワーク
移転先が同一所轄の場合は、その所轄労働基準監督署及びハローワークへ。管轄外への移転の場合は、新所轄労働基準監督署及びハローワーク変更があった日の翌日から10日以内名称・所在地変更届の提出が必要になります。

添付書類:登記簿謄本又は賃貸借契約書の写し

■消防署・郵便局・警察署
消防署には、防火管理者選任届。郵便局には、転居届。社用車の車庫が変更される場合は、車庫証明を遅滞なく提出が必要になります。

オフィス移転に伴う手続きについては、忘れやすいので、移転スケジュールに盛り込んで置きましょう。

※以上を参考にしていただき、各提出先に詳細は確認してください。









オフィスセキュリティ対策は、オフィス移転時に!

情報通信社会の進展や企業の社会的責任の増大、個人情報保護法の施行、情報漏洩事件の多発と社会問題化などの社会的な背景からオフィスセキュリティ対策の必要性が高まっています。企業におけるセキュリティへの意識は急速に高まっており、社会的な信頼獲得や体系的なセキュリティ対策の実施のために、プライバシーマーク制度やISMS適合性評価制度、オフィスセキュリティマーク認証制度を活用する企業が急激に増加している。

オフィスにおけるセキュリティ対策には、4つの区分があります。
技術的対策・・・ネットワーク管理、アクセス制御、暗号化などの技術的な対策。
物理的対策・・・入退室管理、セキュリティゾーニングの設定などの物理的な対策。
人的対策 ・・・従業員個々の活動制限、教育・訓練などの人的な対策。
組織的対策・・・管理体制、セキュリティ管理規程、マニュアルなど組織的な対策。

なかなか現状が変わらない中では、セキュリティ対策をしていくことが億劫になりがちであり、従業員に浸透しづらい面があると思います。
しかし、オフィス移転の際には、当然オフィスレイアウトなどを考えていかねばならず、少しセキュリティを意識したレイアウトを考えていくことで、自然にセキュリティ対策ができ、尚且つ、オフィス移転時には、書類の整理なども行うため、重要度に応じて分類なども含め、対策を実施するタイミングとして、またとないチャンスです。

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フリーダイヤル 0120-74-5110(悩み ナシ・ゴー・イテン)

オフィスレイアウトのデスク配置にもさまざまな配置があります。
日本のオフィスでは、一般的な対向式(島型)や背面式、同向式(スクール型)などありますが、今回ご紹介する配置は、卍型オフィスレイアウトです。



卍型オフィスレイアウトの特徴

★卍型にデスクを配置することで、意識的に目を合わせようとしないと目が合わない。

★デスクトップパーテーションにより、個人作業に集中できる。

★意識的にコミュニケーションを取ろうとすれば、容易に取れる。

★対向式と比較するとよりスペースが必要となる。

集中とコミュニケーションを両立させることができる、斬新なレイアウトと言えると思います。

今までと違う、おしゃれなイメージのオフィスに仕上がります。



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プロフィール
HN:
大竹 真
年齢:
47
性別:
男性
誕生日:
1972/03/15
職業:
オフィス移転コーディネータ
自己紹介:
賃貸事務所仲介業務暦13年
宅地建物取引主任者・認定ファシリティマネジャー・オフィスセキュリティコーディネータとして、数多くの企業の移転をオフィス移転コーディネータとして、サポートしています。
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