オフィス移転計画～第４フェーズ～

オフィス移転　第４フェーズ

移転準備・実施→現入居ビル原状回復→各種通知・届出
オフィス移転もいよいよ終盤。新しいオフィスのスタートとオフィス移転のゴールです。

1.移転準備・実施・・・実施段階では、細かい作業が多数、同時に進んでいく為、シュミレーションを行い綿密な確認と関係者の連携が大切です。

移転作業の事前準備
①備品などの行先指示図面の作成
入居者の座席表と備品や文書などの行先を対応させるように、番号を明確に振りレイアウト図に記入しておく。
②搬出入のタイムスケジュール作成
当日のタイムスケジュールや梱包要領などを委託先と綿密に打合せを行う。
③移転実施の要領確認と当日の作業確認を徹底
当日の作業分担や梱包、ラベリングなどの作業について、移転マニュアルに基づき事前説明会を開催し、要領を徹底しておく。作業分担については、担当者ごとのタイムテーブルや相互間の連携・チェックリストを作成し徹底していく。

移転当日は、不測の事態が起こることも多々あるので、臨機応変に対処しましょう。

2.原状回復
移転実施後、現在入居中のビルを原状回復して、貸主に引渡し、貸室に対する債務がなければ、預託金の返還を受け、契約終了となる。

3.移転前後対応と各種届出
①会社案内やカタログなど印刷物の住所や電話番号などの変更
②移転挨拶状の作成、取引先への移転通知
③関係各種外部機関への届出
④運用マニュアルの作成
入居者が移転後すぐに、日常業務に順応し、取引先との混乱を防ぐために必要な事項になります。

※官公署関係の届出は、本社、支店などにより異なるので、事前に確認しましょう。