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オフィス移転や賃貸借契約、賃貸事務所探しに関するポイントをオフィス移転アドバイザーがアドバイスします。『賃貸借契約書』、『オフィスレイアウト』、『移転計画立案』、『賃貸事務所探し』などプロの視点から見たチェックポイントをわかりやすく、実践的に使える情報を提供していきます。オフィス移転、賃貸事務所、貸事務所に関するご相談にも応じます。 お問合せ:株式会社サンエスコーポレーション オフィスサポーター事業部                         
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オフィス移転 第4フェーズ

移転準備・実施→現入居ビル原状回復→各種通知・届出
オフィス移転もいよいよ終盤。新しいオフィスのスタートとオフィス移転のゴールです。

1.移転準備・実施・・・実施段階では、細かい作業が多数、同時に進んでいく為、シュミレーションを行い綿密な確認と関係者の連携が大切です。

移転作業の事前準備
①備品などの行先指示図面の作成
入居者の座席表と備品や文書などの行先を対応させるように、番号を明確に振りレイアウト図に記入しておく。
②搬出入のタイムスケジュール作成
当日のタイムスケジュールや梱包要領などを委託先と綿密に打合せを行う。
③移転実施の要領確認と当日の作業確認を徹底
当日の作業分担や梱包、ラベリングなどの作業について、移転マニュアルに基づき事前説明会を開催し、要領を徹底しておく。作業分担については、担当者ごとのタイムテーブルや相互間の連携・チェックリストを作成し徹底していく。

移転当日は、不測の事態が起こることも多々あるので、臨機応変に対処しましょう。

2.原状回復
移転実施後、現在入居中のビルを原状回復して、貸主に引渡し、貸室に対する債務がなければ、預託金の返還を受け、契約終了となる。

3.移転前後対応と各種届出
①会社案内やカタログなど印刷物の住所や電話番号などの変更
②移転挨拶状の作成、取引先への移転通知
③関係各種外部機関への届出
④運用マニュアルの作成
入居者が移転後すぐに、日常業務に順応し、取引先との混乱を防ぐために必要な事項になります。

※官公署関係の届出は、本社、支店などにより異なるので、事前に確認しましょう。

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第3フェーズ

物件探し→レイアウト作成→移転関連業者の選定→コスト調整と各種契約

第1フェーズで固めた移転コンセプトに基づき第2フェーズで立てた移転スケジュールを具体化させていくことが第3フェーズです。

1.物件探し

①物件情報の収集

移転コンセプトに基づき、物件に対する諸条件を明確に仲介業者に伝える。その際に諸条件の優先順位を伝えておくことで、幅広い情報収集が可能になります。

②物件の内見(実際に物件を見に行く)

資料収集段階で、興味を持った物件は、積極的になるべく早く内見をする。内見の際は、資料上で判断した良い点、悪い点と資料上ではわからない部分(エントランスイメージ、採光、ロケーション等)の確認に行くと言った意識が必要です。

内見チェックシート

2.レイアウト作成

まずは、移転先候補物件に対して、荷物が入るか?確認の意味でざっくりとレイアウトを入れてみる。荷物が納まるようであれば、家主側へ申込み等を行い、具体的な契約の調整を進める。家主との調整終了し、契約が確定したら、具体的に詳細なレイアウト作成を行う。レイアウト作成までは、無料の業者がほとんどですので、センスや知識、スピードのある業者を比較の上、業者選定の目安にしましょう。

3.移転関連業者の選定

移転関連業者の選定にあたり、①各業務を一括で請け負うワンストップサービス業者に発注するか②各業務をそれぞれ分離で発注するかを決めましょう。それぞれ、メリット・デメリットがあると思います。①については、話し先が1社で済むので、煩わしさは軽減します。但し、すべてを自前で1社で業務をするわけではないので、業者間の報・連・相が悪いと混乱します。コスト面も業者が何を得意にしているかによって、金額が変わってくるので、見極めが必要です。②については、業者を探すのが一苦労。商談先も必然的に多くなるので、時間・労力が掛かる。しかし、コスト面では、中間搾取をするところがなくなるので、コストパフォーマンスは発揮しやすい。時間と労力、コスト及び社内体制状況を踏まえ、業者タイプと発注先を決定していきましょう。

4.コスト調整と各種契約

業者選定が終了するとプランや見積り等を検討し、最終的に業務内容と金額を確認し発注、契約を取り交わすようになります。

第3フェーズは、オフィス移転計画の実行をするフェーズになります。重要なポイントとしては、各専門業者の選定と言えます。『安かろう、悪かろう』ではない業者、コスト面だけでなく、時間と労力を軽減でき、信頼できる業者や担当者を選ぶことです。

物件探し~移転関連業者の紹介等第3フェーズのご相談・ご依頼は
サンエスコーポレーションにお任せ下さい。



第2フェーズ

移転予定日の設定→移転スケジュール設定→目標予算の設定→社内役割の決定
第1フェーズで固めた移転コンセプトに基づき、移転予定日から逆算したスケジュールを組んでいく事で、煩雑になりがちな移転業務を戦略的にマネジメントをしていく。

移転予定日

現在入居中ビルの解約予告期間や業務上の関係を考慮して、予定を立てる。以前の市場環境と違い、解約期間分のフリーレントを噛ましていくことは、不可能に近いので、計画的にスケジュールを立て、進めていくことが、時間・労力・コストの削減につながります。

移転スケジュール

移転予定日から逆算をしていき、移転業務を効率的に進めていく。大枠なスケジュールとして、
各種届出等→新事務所業務開始日→移転作業当日→書類や私物の梱包→オフィス家具・什器・備品の発注→レイアウトの確定→移転関連業者の決定・電話移設工事の予約→レイアウト作成・賃貸借契約の締結→移転先物件確定・選定などがあげられる。必ずと言っていいほど、想定外の事柄が、綿密に予定を組んでも発生してしまうので、極力余裕を持ったスケジュール組みが大切です。

目標予算の設定

オフィス移転に関する主なイニシャルコストとしては
賃貸借契約関連・・・預託金(敷金/保証金)、前家賃・共益費、仲介手数料、礼金・ダブリ家賃など
移転業務関連・・・引越費用、電気・電話・LAN工事、内装工事、オフィス家具・什器、原状回復工事など
移転コンセプトに基づき、費用をかける部分のメリハリが大切です。コストを抑えることも、掛ける事も考え方1つで、どの様にも可能です。そもそもの課題解決のために、予算は多めに設定しておくことをお薦めします。

社内役割の決定

通常の業務をやりながら、移転業務を進めていく事になりますので、非日常的なこともあり、煩雑になりやすい業務です。業務自体が多岐にわたる為、しっかりと役割と責任を明確にしておくことで、スムーズかつ効率的に業務が進められます。社内の協力体制の構築をしておきましょう。

移転スケジュールが固まれば、いよいよ第3フェーズへ。事前準備段階から具体的に移転業務を進めていく段階になります。スケジュールの進捗を追いながら、戦略的にマネジメントを行っていきます。

これからオフィス移転計画を立てていこうと言う段階の企業様へ
戦略的オフィス移転マネジメント『S・O・Mサービス』 お気軽にご相談ください。
オフィス移転 第1フェーズ

オフィスの現状把握と分析→課題の明確化→移転コンセプトの確立
現在使用しているオフィスの現状を把握する。

1.場所【立地条件】・・・業務上、社員の通勤などから利便性や効率、交通コストをトータル的に把握する。

2.コスト・・・現在支払っているランニングコスト(賃料・共益費・電気・空調費清掃費等諸費用)を把握する。

3.大きさ・
・・使用人数から一人当たり面積がどの程度なのか?その面積が狭いか広いのか?

4.設備・・・設備的に業務上や社員のモチベーションとして問題がないか?

5.使い勝手・・・応接室や会議室の数は適正か?デットスペースはないか?業務上コミュニケーションが取りやすいような配慮をしたレイアウトになているか?

経営的視点からと現場の声から材料を集め、現状把握を行い、分析することにより、現状のオフィスの課題を明確にし、オフィス移転に関するコンセプトを確立する。
その際に、課題の優先順位を明確に設定しておく事が、移転先物件の選定時に役立ちます。

課題の把握のための調査

スペース活用
①利用者満足度調査、施設利用度調査、組織近接度調査、業務・行動特性調査

資産運用・施設利用活用
②社会動向調査、市場動向調査、財務データ調査、施設状況調査

業務改善
③類似事例調査(ベンチマーキング)、リスク要因調査、業務・行動特性調査




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プロフィール
HN:
大竹 真
年齢:
47
性別:
男性
誕生日:
1972/03/15
職業:
オフィス移転コーディネータ
自己紹介:
賃貸事務所仲介業務暦13年
宅地建物取引主任者・認定ファシリティマネジャー・オフィスセキュリティコーディネータとして、数多くの企業の移転をオフィス移転コーディネータとして、サポートしています。
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